Каждый предприниматель знает: сотрудники — главная ценность, но и главная статья расходов. Отпускные выплаты в этой смете занимают особое место. С одной стороны, нельзя экономить на людях. С другой — излишние выплаты бьют по бюджету, а ошибки в расчетах грозят штрафами. В 2026 году правила игры немного изменились. Новый порядок исчисления среднего заработка действует с 1 сентября 2025 года и будет применяться до 2031 года . Разбираемся, как теперь считать отпускные, в какие месяцы выгоднее уходить на отдых и на что обратить внимание, чтобы не переплачивать и не нарушать закон.
Что изменилось в расчете отпускных с 2026 года
Главное нововведение — единый алгоритм расчета среднего заработка для всех компаний . Раньше существовали разные подходы, теперь правила унифицированы. В расчет включаются все выплаты, связанные с трудом: оклад, надбавки за стаж, доплаты за ночные смены, проценты от выручки, премии, выплаты за вредные условия и работу в праздники . А вот социальные выплаты — материальная помощь, компенсации питания, проезда, жилья, обучения — в расчет не берутся.
Для тех, кто работает посменно или вахтовым методом, формула тоже изменилась. Теперь считают средний почасовой заработок и умножают его на усредненное количество часов в месяц . Это делает расчеты более справедливыми и прозрачными.
Базовая формула расчета отпускных осталась прежней:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Средний дневной заработок считают так:
Средний дневной заработок = Доход за расчетный период / (12 × 29,3)
Коэффициент 29,3 — это среднемесячное число календарных дней. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск . Например, если сотрудник идет отдыхать в июне 2026 года, в расчет возьмут период с 1 июня 2025 по 31 мая 2026.
Когда выгоднее брать отпуск в 2026 году
Для большинства сотрудников суммы отпускных не изменятся, но разницу заметят те, кто уходит отдыхать в «короткие» месяцы . Новые правила сделали систему более предсказуемой, и теперь выгоднее планировать отпуск на месяцы, в которых есть праздничные дни .
Почему? Потому что праздничные дни не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются, но при этом продлевают отдых . Фактически вы берете меньше оплачиваемых дней, а отдыхаете больше.
Совет эксперта: В 2026 году самая выгодная стратегия — привязывать отпуск к праздничным дням. За счет них можно значительно удлинить отдых без потери в деньгах. Особенно это актуально для февральских, майских и ноябрьских праздников.
Февральские каникулы: 9 дней за 4 дня отпуска
В 2026 году День защитника Отечества выпадает на период с 21 по 23 февраля (суббота, воскресенье, понедельник) . Если взять отпуск на 4 дня — с 24 по 27 февраля (вторник-пятница), то с учетом следующих за ними субботы и воскресенья можно отдыхать 9 дней подряд .
Майский разрыв: 11 дней за 5 дней отпуска
Майские праздники в 2026 году длятся с 1 по 4 и с 9 по 11 мая . Самый выгодный вариант — оформить отпуск на 5 дней: с 4 по 8 мая. Тогда отдых растянется на 11 дней — с 1 по 11 мая включительно .
Ноябрьский вариант: 5 дней за 2 дня отпуска
День народного единства 4 ноября 2026 года выпадает на среду . Можно взять двухдневный отпуск на 5 и 6 ноября (четверг и пятница). Включая субботу и воскресенье, получится 5 дней непрерывного отдыха .
Месяцы, где выгоды нет
Менее выгодными стали месяцы без праздников — например, июль или сентябрь . В них количество дней отдыха будет равно количеству взятых отпускных дней. Никакого «удлинения» не произойдет.
Как считать отпускные: формулы и примеры
Даже если вы доверяете расчеты бухгалтеру, полезно понимать механику. Это поможет контролировать цифры и задавать правильные вопросы.
Если расчетный период отработан полностью
Самый простой случай. Сотрудник отработал все 12 месяцев без больничных, отпусков за свой счет и командировок.
Пример 1. Менеджер идет в отпуск с 13 по 24 октября 2026 года на 12 дней. За расчетный период (октябрь 2025 — сентябрь 2026) он получил 720 000 рублей без пропусков.
Средний дневной заработок = 720 000 / (12 × 29,3) = 2 047,78 рубля
Отпускные = 2 047,78 × 12 = 24 573,36 рубля
Если были исключаемые периоды
Сложнее, когда в расчетном периоде были больничные, командировки или отпуска. Эти дни и выплаты за них исключаются из расчета .
Пример 2. Бухгалтер устроился на работу 15 февраля 2026 года. За период с февраля по сентябрь 2026 заработал 400 000 рублей. В июне был на больничном 10 дней. Отпуск — с 3 по 12 ноября 2026 года. Но 3 и 4 ноября — праздничные дни, они не оплачиваются, значит, оплате подлежат 8 дней.
Сначала считаем отработанные дни:
- Полные месяцы (март, апрель, май, июль, август, сентябрь): 6 × 29,3 = 175,8 дня
- Февраль: (28 − 14) × 29,3 / 28 = 14,65 дня (14 дней до приема исключаем)
- Июнь: (30 − 10) × 29,3 / 30 = 19,53 дня
Всего отработанных дней = 175,8 + 14,65 + 19,53 = 209,98 дня
Средний дневной заработок = 400 000 / 209,98 = 1 904,94 рубля
Отпускные = 1 904,94 × 8 = 15 239,52 рубля
Важно! При расчете отпускных нужно учитывать праздничные дни. Если на период отпуска приходится нерабочий праздничный день, он не включается в число дней отпуска и не оплачивается. Но сам отпуск продлевается на этот день .
Налоги и взносы с отпускных
Для предпринимателя важно не только правильно начислить отпускные, но и вовремя уплатить налоги и взносы. Ошибки здесь чреваты штрафами.
НДФЛ
С отпускных удерживается налог на доходы физических лиц. Ставка прогрессивная:
- 13% — если доход с начала года не превышает определенный порог
- 15–22% — при превышении порога
Налог нужно перечислить в бюджет не позднее 28-го числа текущего месяца, а если удержание произошло с 23-го числа — до 5-го числа следующего месяца .
Страховые взносы
Отпускные облагаются страховыми взносами по единому тарифу:
- 30% — в пределах лимита базы (в 2026 году — 2,979 млн рублей с начала года)
- 15,1% — с превышения
Взносы на травматизм начисляются по тарифу компании — от 0,2 до 8,5% .
Налог на прибыль и УСН
Для компаний на общем режиме отпускные включаются в расходы по налогу на прибыль. Но есть нюанс: учитываются они в том периоде, на который приходятся дни отпуска . Если отпуск переходящий (начался в одном месяце, закончился в другом), часть отпускных списывается в расходы следующего месяца.
Упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» также могут учесть отпускные в затратах. А те, кто платит налог с доходов, вправе уменьшить его на сумму уплаченных страховых взносов .
Резерв на отпуска: что нужно знать предпринимателю
Для равномерного учета расходов многие компании создают резерв на оплату отпусков. Это оценочное обязательство, которое отражается в бухгалтерском учете.
Минфин предлагает три метода расчета резерва :
- По организации в целом — исходя из количества неиспользованных дней отпуска и средней зарплаты
- По категориям персонала — с учетом особенностей каждого отдела
- По каждому сотруднику — максимально точный, но трудоемкий способ
Субъекты малого предпринимательства могут не создавать резерв, но если решили это делать, нужно внести изменения в учетную политику .
График отпусков: юридические тонкости
График отпусков на 2026 год должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря 2025 года . С графиком нужно ознакомить каждого сотрудника под подпись.
При составлении графика важно учитывать:
- Рабочий год не совпадает с календарным. У каждого сотрудника он индивидуален
- Отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется
- Если отпуск делится на части, хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней
Если сотрудник уже использовал часть отпуска за будущий период (по соглашению с работодателем), в графике указывается оставшееся количество дней. В графе «Примечание» делается отметка о том, сколько дней уже отгуляно .
Штрафы за нарушения
Нарушение правил выплаты отпускных и их расчета грозит административной ответственностью. Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ составляют :
- Для организации — от 30 до 50 тысяч рублей
- Для должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей
- Для ИП — от 1 до 5 тысяч рублей
При повторном нарушении суммы возрастают.
Чек-лист: как правильно рассчитать отпускные в 2026 году
Чтобы избежать ошибок, следуйте простому алгоритму :
- Определите расчетный период — 12 календарных месяцев до отпуска
- Исключите неподходящие дни — больничные, отпуска за свой счет, командировки, простои
- Соберите данные о выплатах — включите зарплату, премии, надбавки, исключите социальные выплаты
- Рассчитайте средний дневной заработок — по формуле с учетом исключаемых периодов
- Умножьте на количество оплачиваемых дней отпуска — не забудьте про праздники
- Удержите НДФЛ и начислите страховые взносы — по актуальным ставкам
- Выплатите отпускные — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска
Главное, что нужно запомнить
2026 год принес стабильность в расчет отпускных. Единые правила действуют для всех, и это упрощает жизнь бухгалтерам и предпринимателям. Для сотрудников открылась новая возможность: выгодно удлинять отпуск за счет праздничных дней. Февраль, май и ноябрь становятся самыми привлекательными месяцами для отдыха.
Для бизнеса ключевое — не пропустить сроки выплаты отпускных и правильно рассчитать налоги и взносы. Особенно внимательными нужно быть с переходящими отпусками, которые захватывают разные отчетные периоды.
Планируйте отпуска заранее, учитывайте производственную необходимость и пожелания сотрудников. Тогда и бизнес не пострадает, и люди отдохнут полноценно.
